Mötesdagordningen

Varför en mötesdagordning?

När det väl är dags för möte, och alla har avsatt en viss tid, då är det viktigt att vi får saker både sagt och gjort. Ett verktyg som kan hjälpa till med det är att planera en dagordning i förväg. Alltså en lista över vad som ska avhandlas, med avsatt tid för varje punkt.

Några fördelar med att ha en dagordning:

• • Att skicka ut dagordningen till deltagarna i god tid innan mötet visar varför mötet behövs och vad ni vill åstadkomma. För många känns det då mer meningsfullt att delta på mötet.

• • Att veta vad ni kan förvänta er av mötet kan underlätta för vissa att delta mer aktivt.

• • Att ta er tiden att bygga upp en möteskultur där ni till exempel lägger in en rast eller två varje möte, och där det kommuniceras tydligt, gör era möten mer tillgängliga för den som av olika skäl inte kan sitta långa stunder utan paus.

• • Att känna till innehåll och tider kan underlätta för till exempel en småbarnsförälder som behöver veta om det är meningsfullt att komma till mötet för att vara med bara första tre kvarten.

Såhär kan en mötesdagordning se ut

Ett exempel för att underlätta för dig som inte hållit i många möten förut.

Obs! Tanken är att fylla mallen med eget innehåll.

När jag skriver "runda" så syftar jag på en mötesmetod där helt enkelt ordet skickas runt bland alla deltagare, så varje person har chans att säga något (till exempel om hur den mår). Du kan lära dig fler mötesmetoder här>>

Roller

Det kan vara bra att hjälpas åt för att få ett riktigt bra möte, där ingen blir helt slutkörd.

I det här exemplet är Pär mötesansvarig då han tagit ansvar för att planera och genomföra mötet i sin helhet. Men Pär har tagit hjälp av andra i gruppen (Parisa och Vero) för att slippa planera varje del själv. De är alla tre möteshållare. (Många använder också ordet mötesunderlättare eller mötesfacilitator efter engelskans facilitator. Det är också vanligt i svenskt föreningsliv att ha en ordförande för mötet, ett ord jag aldrig väljer då det tyder på en makthierarki som i de flesta mötessituationer kan undvikas.)

Om du som håller i mötet vill ha hjälp att hålla tiden, är det vanligt att utse någon som är tidshållare på mötet. Personen säger till när det är ett antal minuter kvar tills det är dags för nästa del.

Om ni som grupp vill ha anteckningar från era möten är det bra att utse någon som antecknare. Enas i gruppen om vad som behöver dokumenteras (ofta är det bara beslut, viktiga diskussionsteman och argument, och att-göra-lista). (Traditionellt i svenskt föreningsliv har denna roll hetat sekreterare.)

Försök att rotera rollerna. Alltså turas om att ha olika roller varje möte. Gör det även om inte alla är lika vana vid varje roll, och tröskeln känns högre för vissa. Detta är bra av flera anledningar: det blir folkbildande, det ökar allas känsla av ägandeskap i kampanjen, och ni kan undvika att fastna i normer som behöver brytas. Exempelvis faller ofta rollen som antecknare/sekreterare på en kvinna, och rollen som mötesansvarig/ordförande på en man. (men jag hoppas förstås att när du läser denna text, är så inte längre fallet)

I kategorin Organisering hittar du fler texter om att hålla bra möten.

Läs fler artiklar lik denna: